3 años después …. el resumen

Hola,

hace 3 años que empecé una aventura. Quería crear mi propia empresa como consultora de estrategia y operaciones para PYMES. En la fase de diseño de mi modelo de negocio apareció una debilidad: falta de experiencia. Sin experiencia nadie iba a confiar en una joven ingeniera por muchas ideas que tuviera sobre como re-enfocar un negocio.

Un día de mayo en 2012, hablando con unos amigos del Club de emprendedores de la EOI en Madrid, surgió la idea de realizar un máster especializado en supply chain que pudiese darme ciertos conocimientos muy específicos sobre optimización de operaciones. Eso paliaría la falta de experiencia …. o al menos eso creía.

En cuestión de 15 días empecé a contactar a algunos profesores hasta que di con un máster en el MIT. Apliqué a él y fui seleccionada. El 30 de julio de 2012 dejé mi trabajo, cerré la empresa de freelance que había empezado hacía 5 meses y me mudé a Zaragoza a hacer un máster internacional sobre supply chain con ZLOG-MIT.

Esa experiencia me cambió la vida. Conocí a más de 100 profesionales trabajando en supply chain de más de 50 países. Mi inglés mejoró notablemente y eso hizo que pudiera conseguir un trabajo en una empresa internacional al terminar mi máster. Ahora después de 2 años trabajando fuera de España hago un resumen de lo aprendido:

  • Aprender a estar solo no es fácil, pero una vez que lo consigues empiezas a sentir una libertad muy distinta.
  • Tolerar otras opiniones, ideas, religiones, culturas …. se aprende cuando en tu grupo de amigos tienes 10 nacionalidades al menos.
  • Vivir el presente dejando de angustiarse por el futuro o el pasado no es fácil pero es posible.
  • Soñar el gratis, así que no he dejado de hacerlo ningún día.
  • El estrés es un estado de ánimo que te persigue cuando no quieres caer o fallar en tus proyectos. Una vez que asumes que se puede caer y fallar, tu corazón y cabeza funcionan mucho mejor.
  • Ser flexible y tolerante con uno mismo es más complicado que serlo con los demás, pero merece la pena aprenderlo.
  • Tus miedos no desaparecen hasta que no los asumes y resuelvas.
  • El pasado es pasado.

Ahora he llegado a tener un role de responsabilidad global y la verdad es que quizás el 80% se debe a habilidades interpersonales y sólo el 20% a los conocimientos técnicos sobre operaciones. Lo que me lleva a afirmar que estoy lista para el siguiente reto: mi empresa. Durante los siguientes meses tengo pensado volver a definir que hacer y lo más importante tomar la decisión de hacerlo realidad.

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¿Tus ideas son manzanas o son realmente ideas?

Ahora mismo no recuerdo dónde escuché la metáfora entre manzanas e ideas si lo recuerdo os lo comentaré en otro post.
Alguno de vosotros quizás esté extrañado con esta comparación, ideas y manzanas. Pues bien, quería contaros que esto lo empecé a experimentar en 2009 cuando empecé mi proyecto fin de carrera sobre temas de gestión del conocimiento. Para este trabajo tuve que leer muchísima documentación y entre todos los artículos había un número representativamente alto, en el que el mayor problema al que se enfrentaba una empresa para gestionar el conocimiento que a diario se generaba, era la forma en la que los empleados compartían ese conocimiento.
Os voy a contar un ejemplo. Pensar en un proyecto en el que vais a empezar a trabajar. Seguro que habrá perfiles de distintas edades y cada uno entiende la información de su área de una forma. Quizás llegue la primera reunión de comienzo del proyecto. Con suerte os reúnan a todos (esto en el mejor de los casos) o sólo a unos pocos (es el peor de los casos y el más frecuente) dónde os explican el porqué del proyecto, lo que quiere el cliente, los objetivos, plazos, metodología de trabajo, planificación de reuniones de seguimiento, etc.
Antes de salir de la reunión, y digo antes porque es muy importante aclarar las cosas en el momento que se hablan, todos los que habéis ido a la reunión tenéis que comprobar que todos habláis el mismo idioma, que reunión de seguimiento todo el mundo entiende lo que es, preparar avance de indicadores, cómo se miden los indicadores, que todos los interpretéis de la misma forma….sobre todo si no os volvéis a ver hasta la siguiente reunión de seguimiento.
Si sólo han ido unos poco a la reunión aquí vienen los mayores problemas. De repente los asistentes a la reunión se vuelven fruteros, lo digo con tono de humor sin que nadie se sienta ofendido. Estas personas que piensan que tienen poder por saber todo lo que tiene que ver con el proyecto se piensa que tiene un cesto lleno de manzanas y no piensa compartirlas porque si no se queda sin ellas.
Volverá de la reunión y sólo repartirá un par de manzanas, un par de ideas, no vaya a ser que sepáis más que él/ella. El proyecto continuará y llegará la primera reunión de seguimiento. En esa reunión quizás vayáis alguien nuevo porque necesiten una opinión más técnica. En esa reunión a nuestro frutero le preguntarán que hay algo que va retrasado o que hay que cambiarlo desde el principio porque se dijo que iba a ser de otra forma. De repente, tú como nuevo de la reunión, te quedarás perplejo viendo como tu frutero sabía desde el principio cómo había que hacerlo pero no lo dijo. Se excusa en que nosotros, los curritos, teníamos que haber interpretado sus palabras como que quería eso.
Volvemos de la reunión para contarles al resto del equipo que cambios hay que hacer y nuestro frutero nos da otro par de manzanas. Nosotros viendo lo que se puede venir encima le decimos si no tiene nada más que decirnos para empezar bien ahora que estamos casi al principio y no retrasar más el proyecto con temas que se le pueden haber olvidado. Nuestro frutero asegura que no, que eso es todo lo que sabe.
Resultado, en la siguiente reunión sale bien pero no tanto la tercera reunión de seguimiento. Vuelve a pasar algo similar a la primera. Esto mina la credibilidad del frutero en el equipo y la gente empieza a interpretar las cosas que se les piden de formas muy distintas a lo que les dice su frutero porque ya no se fían.
Conclusión, el proyecto se retrasa, se pasa de presupuesto y echan la culpa al equipo porque dicen que no hacen lo que se les pide.
Esto puede parecer de risa pero el que comparte ideas como si fuesen manzanas pensando que si las da las perderá fracasará en todos sus proyectos. Muchos jefes de proyecto son como fruteros en lugar de jefes de proyecto.
Un buen jefe de proyecto comparte ideas, porque las ideas no se van de tu cabeza porque las compartas. Si compartes con una persona de tu equipo una idea y él comparte contigo otra idea AMBOS TENÉIS DOS IDEAS. ¿Magia? No, se llama gestión del conocimiento y las personas inteligentes saben compartir el conocimiento porque saben que al hacerlo se generará nuevo conocimiento.
¿Dónde está el problema? Que las empresas valoran quizás mal a los jefes de equipo. Se les valora por el conocimiento estático que tienen y no tanto por el conocimiento dinámico que puedan generar. Quizás si alguien del PMI lee esto me de la razón.
Aquellos que se comportan como fruteros, en el sentido de que dan una manzana pensando que ya no la tienen son porque ni siquiera se han pasado por un mercado para ver cómo trabajan los fruteros. Ellos sí que saben de gestión de conocimiento aunque muchas personas crean que son comerciantes normales y corrientes. ¿Sabéis de alguien mejor informado que los comerciantes de los mercados?
Espero que esto haga reflexionar sobre qué se hace en aquellas empresas que dicen ser pioneras en la gestión del conocimiento y las que no.
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Sueños rotos de la generación 84’-90’

La generación del 84’-90’ quizás seamos unos jóvenes que nos hemos encontrado con un sistema económico lleno de vaivenes, somos los jóvenes que nos han cambiado continuamente los planes de estudio y cada cambio según lo que he vivido, cada cambio ha sido para peor.
Unos jóvenes que crecen con esta incertidumbre por ejemplo en su formación ¿cómo podrían decidir que camino seguir en sus estudios superiores? Muchos han elegido carreras que durante el primer año se han llevado la gran decepción. Eso no era como lo esperaban. Algunos profesores del instituto animaban a los alumnos a que hicieran carreras de ingeniería porque en eso siempre habría trabajo. Vaya mentira.
Durante la carrera universitaria algo que eché de menos fue que nos enseñasen a ser flexibles, a amoldarnos a los cambios, aprender a aprender. Al ver que desde el segundo año de carrera esto lo tendría que aprender por mi cuenta pues me puse manos a la obra y lo aprendí sola. En cambio tengo compañeros de carrera que han terminado hace poco y que no saben cómo afrontar nuevos proyectos, viven estresados porque cada mes les cambian de proyecto y dicen no estar preparados para ello. Eso los que han tenido la suerte de trabajar en lo que han estudiado. Muchos aún no han trabajado en nada relacionado con sus estudios.
Después de esto he oído las siguientes frases que me resuenan en la cabeza muchos días y pienso qué podemos hacer todos para cambiarlas:
 Los compañeros que aún están estudiando dicen: llevo veintitantos años estudiando y aún no tengo nada, ¿Realmente merece la pena seguir estudiando y acabar si lo que me espera es LA NADA? ¿Un país arruinado? ¿Un país sin esperanza de recuperación?
 Los que ya han terminado su carrera superior y están trabajando dicen: he dedicado toda mi vida a estudiar para ahora estar trabajando en algo que no me gusta, en un país sin oportunidades y pienso ¿Qué pasa con los sueños que tenía cuando estaba en el instituto? ¿Quién ha jugado con mis sueños y los ha eliminado, los ha roto?
Es triste que por los caprichos, la avaricia y la falta de ética de unos pocos seamos los jóvenes los que tengamos que pagarlo. Nos hayan robado las ilusiones, los sueños. Una vida sin ilusión y sin sueños es una vida triste, amarga y sin sentido.
Mi punto de vista es que ya no podemos esperar a que nadie se ocupe de nosotros, de los jóvenes. Tendremos que ser nosotros los que tenemos que dar una lección a los mayores y hacerles ver que podemos hacerlo mejor que ellos y que tenemos más coraje y más valor que ellos. Mientras que la frase más popular de los mayores es: “que lo arreglen los que vengan detrás”. La frase de los jóvenes debería ser: “mis acciones no perjudicaran a los que vengas detrás”.

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Los jefes expertos, ¿es lo que necesitamos en las empresas?

Me gustaría contar una reflexión sobre un tema un poquito delicado que he percibido durante los últimos meses.
En España y no se si quizás en otros sitios del mundo, se tiene la creencia de que tienes que ser un experto en una materia para llegar a algo en un departamento, en una empresa….o quizás no sea eso lo único necesario, aunque sí que se incita a los jóvenes con pocos años de experiencia a que se especialicen en algo.
Jóvenes con pocos años de experiencia, os hago un llamamiento. Somos jóvenes de la generación del 85’-90’ más o menos. ¿Qué ocurre cuando le comentas a tu jefe que conoces un tema muy concreto y que te gustaría hacer un proyecto de este tema?…….. La respuesta es: “céntrate en lo que tienes ahora y ya veremos si sale algo”. Entonces nosotros seguimos trabajando entusiasmados porque seguro que para el próximo proyecto que aparezca de ese tema nos proponen para estar en él.
¿Cuál es la cruda realidad? Que cuando surge la oportunidad de ese proyecto que te gustaría liderar o al menos participar, la empresa rechaza ese proyecto porque justifica no tener a una persona que sepa de esos temas. ¿Seguro? Lo que ocurre es que los jefes no confían en hacer un proyecto que ellos no dominan y por supuesto no lo van a dejar en manos de jóvenes con poca experiencia porque no se ven capaces de dirigir un proyecto que no controlan. Lo malo de esta historia es que los jefes suelen estar muy ocupados y no tienen tiempo de aprender más….o al menos eso dicen ellos. Por lo tanto estamos abocados a trabajar sólo en aquello en lo que nuestros jefes se creen expertos.
Los jefes que confían en los jóvenes con poca experiencia son una excepción y no la regla. No se si es que no confían en nadie o creen que les vamos a pasar por encima. Si hay algo que no se puede transmitir es la experiencia, cada uno de nosotros tiene que vivirla, así que no podremos pasar nunca a un jefe con más años de experiencia a no ser…..que se queden parados y no hagan nada para mejorar cada día.
No sigáis conservando esperanzas en que vuestros jefes cambiarán, no lo harán (que escriban aquellos que piensan cambiar). Seremos nosotros, los jóvenes mejor preparados de la historia los que tendremos que trazar nuestro propio camino porque nuestros jefes, que son de otra época no nos entienden, y quizás la única frase que salga de su boca sea: “cuando pasen unos años dejarás de tener tantas inquietudes”. No dejéis que os digan eso, sólo están proyectando sus miedos sobre vosotros.
Aprendices de mucho…..tenemos en nuestra mano trazar miles de caminos. Sólo tenemos que tener valor para hacerlos realidad. Aquellos que tienen un mapa de alternativas son los que más tranquilos viven, o al menos eso es lo que me pasa a mí.

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La gestión del conocimiento no está superada

La finalidad del post de hoy es contar algunas ideas sobre cómo se está haciendo la gestión del conocimiento principalmente allí dónde se genera….uno de esos lugares son los colegios, institutos y universidades, aunque también en las empresas.

Me atrevo a hablar de estos temas porque mi proyecto fin de carrera trató de analizar la gestión del conocimiento que se estaba haciendo en la ETSII de la UPM dónde estudié. El resultado fue plantear un nuevo sistema educativo que mejorase cada etapa de la gestión del conocimiento en la universidad y dotase a los futuros ingenieros de herramientas creativas para ser más eficaces y eficientes resolviendo los problemas a los que tuviesen que enfrentarse.

Lo primero que aprendí de estos temas fue la “espiral del conocimiento” de Nonaka y Takehuchi. ¿Qué es esto? Se trata de un ciclo continuo que se produce cuando aprendemos. A continuación os muestro un esquema dónde se combinan los dos tipos de conocimiento tácito y explícito. El conocimiento tácito es aquel que es difícil de transmitir y que en numerosas ocasiones no somos conscientes que lo tenemos. El conocimiento explícito es aquel que se puede documentar y procedimentar y a priori es más sencillo de transmitir.

Figura: “Espiral del Conocimiento” (Nonaka y Takehuchi, 1999)

Según se combinen los distintos conocimientos se crean 4 fases:

  1. Tácito a tácito (Socialización): es el proceso de adquirir conocimiento tácito mediante el intercambio de experiencias, ya sea por observación, imitación, exposiciones orales, transmisión de tradiciones, etc. Una técnica utilizada para ello es la lluvia de ideas (brainstorming).
  2. Explícito a explícito (Combinación): es el proceso de crear conocimiento al reunir información sistematizada proveniente de cierto número de fuentes, mediante el intercambio de conversaciones telefónicas, reuniones, correos, etc., y se puede categorizar, confrontar y clasificar para formar bases de datos, libros, reportes que producen nuevo conocimiento. Una técnica utilizada para ello es la presentación de prácticas exitosas (best practices).
  3. Tácito a explícito (Exteriorización): es el proceso de convertir y externalizar el conocimiento tácito en conceptos explícitos, que supone hacer tangible –mediante el uso de metáforas– conocimientos de por sí difíciles de comunicar, integrándolos en el saber de una persona o grupo. Es la actividad esencial en la creación del conocimiento. Sin embargo, resulta especialmente compleja. Algunas técnicas utilizadas para su externalización son la modelización (diagramas, mapas conceptuales, analogías), también a través de entrevistas, estudios de caso, simulaciones, observación y análisis de documentos, entre otras.
  4. Explícito a tácito (Interiorización): es el proceso de transformación que va desde el conocimiento explícito al conocimiento tácito. Es el resultado de analizar las experiencias adquiridas durante la puesta en práctica de nuevos conocimientos. Una vez realizada su interiorización se incorpora en las bases del conocimiento tácito a través de modelos mentales. Algunas técnicas utilizadas para ello son el entrenamiento basado en metas (goal based training) o la práctica de aprender-haciendo (apoyado en un manual, instructivo, receta u otro).

Hay docentes y directivos de empresa que se dedican a publicar papers sobre management, que dicen que eso de la gestión del conocimiento está superado que estamos en la era de la información, las redes sociales, la información en tiempo real….

Tengo una idea y respuesta sobre este tema y que no es ni buena ni mala simplemente es una respuesta. Porque se publique libros nadie garantizan que se lean y menos que se asimilen y pongan en práctica. Sino preguntar a muchos directivos y no directivos a los que les regalan libros de management o que se compran en un intento desesperante de creer captar ese conocimiento escrito por tenerlo en la estantería del despacho o en la de casa si piensan leerlo en algún momento.

En el esquema explicado de la espiral del conocimiento algo que he visto que falla son las fases de exteriorización y la de interiorización. ¿Por qué?

La fase de exteriorización se complica porque es necesario realizar la INTEGRACIÓN DEL SABER en una persona o grupo. Esto no es posible si como comentaba en otro post nos convertimos en maestros de algo y aprendices de nada que si no lo habéis leído os recomiendo leer.

La fase de interiorización requiere la puesta en práctica de lo teórico y APRENDER DE LOS RESULTADOS. Pocas son las veces que en un estudiante analiza porqué suspende un examen (siempre es por culpa de los profesores, suelen decir), o un equipo en una empresa analiza las causas raíz (acordaros del post con el diagrama causa-efecto) de porqué un proyecto se retraso, superó el presupuesto o sucedieron accidentes.

Si hay fallo en estas dos fases os podéis imaginar lo que está sucediendo se están generando cantidades ingentes de información (que no conocimiento) a través de aplicar la combinación (explícito-explícito) y multitud de charlas, reuniones de networking, eventos de experiencias a través de la socialización (tácito-tácito) pero pocos son los que se preocupan de cerrar el círculo.

¿Os imagináis caminando por una escalera de caracol a la que le faltan escalones? ¿Imagináis que esta estructura es sostenible?

Yo pienso que esto tiene que cambiar y ya y el primer paso será aprender a tener inquietudes por nuevos conocimientos y tratar de ponerlos en práctica para ver qué pasa para aprender de ello.

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La optimización local VS la optimización global

Cada día me levanto tratando de entender por qué si los ingenieros  desarrollan sistemas cada vez más “eficientes” por qué contaminamos más, destruimos más materia prima y los costes de los productos suben desproporcionadamente con los salarios. (En la explicación que trato de exponer obviaré temas políticos, especulaciones y temas turbios, sólo me fijaré en lo que es objetivo de los procesos).

La respuesta que he encontrado es que nadie se preocupa de la optimización global. Cuando digo nadie me estoy refiriendo a que quizás el 90% de las empresas no lo hacen y el 10%  que sí lo hacen se convierten en gigantes….pero ya veremos que quizás sean gigantes torpes.

Los ingenieros durante años se han preocupado de crear máquinas que funcionen 24hx7días al año y su única visión es que funcionen así CUESTE LO QUE CUESTE para que el coste UNITARIO sea el menor posible. Para la mayoría de los ingenieros mecánicos sus máquinas son cómo sus hijos y las tienen que defender a toda costa. Por otro lado están los jefes a los que tienen que convencer para que se gasten una cantidad muy importante de dinero en el desarrollo de esas máquinas, por lo que una vez convencidos NUNCA reconocerán que su inversión ha sido errónea.

Expliquemos por qué. Veamos el ejemplo de cómo se fabrican flanes con envases metálicos. Me llama la atención este caso porque hace poco vi en la televisión que una empresa española era el mayor fabricante y exportador de envases de aluminio para flanes y productos similares.

Este producto se compone del envase de aluminio, tapa de aluminio y el flan. Cada uno de ellos a su vez tiene su propio proceso de fabricación. Para los envases de aluminio se necesita bauxita como mineral, luego un proceso de reducción, función, laminado en caliente, laminado en frío, fábrica de envases. Este proceso puede llevar casi 300 días!!! Luego estaría la fábrica de flanes dónde juntan todo. Lo gracioso es que en cada uno de los pasos las máquinas son MUY EFICIENTES, son MUY RÁPIDAS, pero tienen una pega el cambio de referencia, es decir, el cambio a otro modelo de fabricación es tan costoso que acumulan grandes cantidades de pedido de un tipo para que el coste unitario sea realmente bajo…..como dijo el ingeniero y dijo su jefe, claro está. Esto lleva a grandes inventarios de material a lo largo de todo el proceso en estado de espera (en la terminología “lean” sería muda por todas partes, despilfarro por todas partes).

Algo similar ocurre con los materiales necesarios para el flan:

Azúcaràrefinoàremolachaàrecolecciónàplantación

Lecheàpasteurizaciónàordeñoàvacaàganadería

A todo ello hay que sumarle el transporte, pérdidas de unidades por fallos de calidad, roturas, almacenes intermedios,….

Esto desencadena el gran virus que existe en todos los procesos que van desde los supermercados hacia aguas arriba. Si os fijáis los supermercados se van poniendo al día en sistemas informáticos, gestión de sus almacenes, mejoras de eficiencia energética….aún queda mucho por hacer pero ya están en el camino. Lo malo es que cada uno mira de forma local su proceso y no se preocupan de sus proveedores.

No nos engañemos las empresas son personas y cada uno vive al día con sus problemas y no quiere preocuparse de los problemas de los demás. Lo graciosos es que el 85% de los costes de un supermercado, que es la compra de la mercancía, está fuera de su influencia.

Pensar por un momento el número de artículos que existen en un supermercado, coger uno, y pensar en su proceso de fabricación. Veréis todos los puntos de mejora que existen.

Para hacer esto posible sin tener que integrarse en toda la cadena logística, ya que eso se lo pueden permitir aquellas empresas con grandes ingresos como por ejemplo ZARA y Mercadona, necesitamos a personas multidisciplinares que entiendan todo el proceso que sean capaces de ir hasta el agricultor y rediseñar su sistema de cultivo y recolección, y que no se les caigan los anillos por hacerlo, que sean capaces de hablar y que les entiendan los obreros que hay en una cantera de piedra para explicarles cómo deben cuidar la maquinaria para que el proceso fluya….hay tantos y tantos puntos de mejora que no entiendo por qué no se hace algo.

Bueno sí lo se, los que deciden y tienen el poder no quieren reconocer que se equivocaron o quizás en otros tiempos fue la mejor elección pero si el plazo de amortización de sus máquinas era superior a las previsiones de demanda que se estimaban ha llegado el gran caos. La sobredemanda de productos ha caído a nivel mundial y por tanto es necesario cambiar.

Tener una planta de fabricación en serie es como tener una gran manguera de agua que calma la sed de demanda de productos. La gente se está dando cuenta que no es necesario que nos rieguen con productos, que sólo necesitamos unos pocos y por tanto este caudal se tiene que reducir. Aquellas empresas que se adapten y puedan servir sus productos igual que un pequeño grifo serán las que se queden con el mercado, debido al nivel de servicio que podrán ofrecer.

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Aprendiz de mucho, maestro de nada

Hoy me he acordado de este refrán porque tengo una larga lista de personas que me han dicho que deje de estudiar, que ya bastantes cosas se y que me especialice en algo. Yo les contesto que mi especialización requiere saber de mucho y por ello continúo aprendiendo temas nuevos.

Esta creencia extendida que tiene una mayoría de la población de que es más valorado el que sabe mucho de algo y nada del resto, me parece que nos está llevando por un camino de expertos ignorantes e incapaces de comunicarse en otros ámbitos que no sean los de su especialidad.

Si recordáis la época del Renacimiento en Europa Occidental entre los siglos XV y XVI fue una época en la cuál los principales hallazgos se realizaron en el campo de las artes y hubo una renovación en las ciencias, tanto naturales como humanas.

¿Qué produjo eso? La difusión de las ideas del humanismo, que determinaron una nueva concepción del hombre y del mundo. ¿Qué es eso del humanismo? Un movimiento intelectual, filosófico y cultural.

El nombre «renacimiento» se utilizó porque este movimiento retomaba ciertos elementos de la cultura clásica. El término simboliza la reactivación del conocimiento y el progreso tras siglos de predominio de un tipo de mentalidad dogmática establecida en la Europa de la Edad Media. Esta nueva etapa planteó una nueva forma de ver el mundo y al ser humano, el interés por las artes, la política y las ciencias, sustituyendo el teocentrismo medieval por cierto antropocentrismo.

¿Qué pasó?¿Por qué dejó de interesarnos el conocimiento?¿Por qué son cada vez más y más recién titulados que dicen: “no volveré a coger un libro porque me han martirizado durante la carrera”?

Yo creo que tengo una respuesta, que no es ni buena ni mala, simplemente es una respuesta. Dejó de interesarnos el aprendizaje porque se empezaron a crear empresas, grandes empresas, líneas de producción dónde la gente no necesitaba saber de mucho…..luego departamentos de expertos en calidad, logística, ingeniería, asuntos internos, contabilidad, marketing, legal…..cuyo empresario había creado supuestamente con los mejores expertos. Las empresas empezaron a crecer y la complejidad de los flujos de información se disparó y se crearon las reuniones entre departamentos a las que sólo va el más sociable porque el resto no quiere ver a los enemigos.

Pensamos que esto ya está superado porque llegaron unas empresas llamadas consultoras de estrategia que pintaban estructuras funcionales por proyectos y jerárquicas por departamentos….y luego las cambiaban cuando se cambiaba de presidente en la compañía….pero se olvidaron de las personas. Hoy por hoy no existe ninguna máquina que pueda sustituir a las personas en el proceso de razonamiento. Para aprender a razonar tenemos que tener muchas conexiones en nuestro cerebro y para ello tenemos que desarrollar todas las áreas, NO SÓLO UNA PARTE como piensa mucha gente.

Volvamos a ser creadores del Renacimiento que sabían de ciencias, de arte, medicina….sepamos un poco de mucho y sepamos un poco más de otro tema del que podemos ser los expertos. Necesitamos personas que entiendan el mundo, que sepan crear conexiones entre personas, que sepan abordar problemas globales no locales. En la medida que consigamos esto tendremos más personas que querrán crear su empresa o su autoempleo porque querrán participar en más proyectos distintos, conocer a más gente, y no pasarse años haciendo la misma tarea aburrida.

Termino mi post diciendo mi refrán: aprende de mucho y serás maestro de empresas!!

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Volver a los origenes y aprender a ser eficientes

Estaba tratando de ver que nos ha llevado a que en España seamos tan ineficientes. Malgastamos muchos recursos de nuestras empresas y esto tiene que acabar. Aquellas empresas que no lo atajen morirán en esta crisis.

Un pequeño ejemplo de lo que puede ser en España la evolución de una empresa. Si tomamos de ejemplo una que naciera hace quizás 30 años, ésta empezaría fabricando en un pequeño taller unos productos de forma artesanal aunque tratando de montar los procesos medio en serie, porque en los años 80 estaba la fiebre de hacer todo en serie.

La empresa fue creciendo y empezaron a hacerse otros departamentos, el financiero se hacia sus hojas de calculo de costes cada vez mas sofisticadas, los de marketing empezaban a hacer estudios de mercado para segmentar mejor a los clientes, los de compras igual buscaban proveedores mas baratos…

Mientras los mecánicos del taller y artesanos seguían haciendo sus procesos igual, porque ellos sabían mejor que nadie como se fabricaba el producto.

La empresa gana dinero y contratan mas gente y mas gente, sin saber muy bien para que, pero creen que si aumentan las ventas necesitaran mas gente para procesar pedidos y demás. No se pregunta nadie en la empresa si los pedidos los puede hacer una única persona, sino que dividen el proceso en varias etapas que retrasan la entrada de pedidos en el taller pero parece que eso no lo ve nadie, solo creen que los artesanos son muy lentos y que no saben trabajar segun demanda el mercado.

A los dueños de la empresa les da por implantar un sistema informático, algún erp carísimo, que les han dicho que con él controlas la empresa en todos los aspectos y que es lo que necesitan.

En esta toma de decisión quitan a los artesanos que conocían bien como manipular todos los materiales y contratan a gente novel porque con el sistema informático esta todo resuelto.

La empresa no entiende porque sus margenes empiezan a disminuir, tienen una web a la ultima, un equipo de ventas que cobra extras por darse comidas con posibles clientes, un equipo encargado del marketing en las redes sociales, los del dpto financiero que hace unos análisis larguísimos de todos los gastos de la empresa, y los del taller que deberian hacer las cosas bien.

Y yo me pregunto, porque nadie se puso a ver si los procesos productivos estaban evolucionando al nivel de la empresa, implicando a los trabajadores para que dieran ideas de como hacer las cosas mejor, como reducir los movimientos de materiales, reducir las faltas de calidad, entregar mas rapido los pedidos, mejorar la logistca del taller….

El nucleo de las empresas son sus operaciones, si eso no está en constante evolución y aprovechando todo el talento de tus empleados, lo siento mucho pero tu empresa tendrá unos márgenes ínfimos y estarás desperdiciando dinero en el resto de departamentos que además no harán que fabriques mejor ni mas rápido, eso solo se hace estudiando tu proceso.

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Los e-commerce, las operaciones y la logística

Este tipo de negocios en los que cuando empiezas el primer sitio de almacén es una esquina de tu cuarto, si el producto es pequeño, y si no la terraza o el garaje si el mayor, hay que estudiar desde el comienzo la evolución de los costes de las operaciones y de la logística. En estos costes se debe analizar:

  1. Stock necesario para abastecer la demanda hasta que mi proveedor me pueda volver a servir.
  2. Pérdidas de stock por faltas de calidad o roturas.
  3. Almacenaje. Si al principio es un hueco en casa no pasa nada pero cuando el número de pedido empieza a ser grande este coste será importante.
  4. Alquiler o compra de maquinaria para mover materiales si fuese necesario.
  5. Análisis de todo el ciclo del pedido con tiempos y capacidades.

Estas son algunas ideas a tener en cuenta y que no hay que dejar de revisar porque muchos negocios basan su atractivo en que van a empezar a tener ventas exponenciales pero la gestión de las operaciones tiene que acompañar a este crecimiento de pedidos sino será el fin del negocio.

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El diagrama causa-efecto o diagrama de Ishikawa

Uno de los métodos lean que más me gustan es el diagrama de causa-efecto. Puede que mucho ya lo hayáis usado pero igual para otros es algo nuevo.

Cuando uno ve que tiene un problema hay veces que cree que el mundo se ha puesto en su contra y que le vienen por todos lados multitud de causas pero que no sabe muy bien como atacar. El diagrama causa-efecto es una metodología en la que se analizan las 6M’s. Seis puntos clave por dónde pueden estar llegando las causas de tu problema que son:

1. Materiales: ¿mis materiales tienen fallos? ¿Me falta stock?…

2. Métodos de trabajo: ¿mi proceso es imperfecto? ¿Están bien definidos los pasos de proceso?…

3. Mano de obra: ¿mi personal comete fallos?…

4. Maquinaria: ¿tengo paradas en mis máquinas? ¿Falla el mantenimiento?…

5. Medio ambiente o entorno de trabajo: ¿mi entorno de trabajo está ordenado?…

6. Medición: ¿la toma de requisitos es adecuada?…

Si alguno tenéis un problema analizar las posibles fuentes que causan esos problemas. Al agregar las causas podéis tomar acciones que solucionen por grupos los fallos. Si seguís la metodología lean al final lo que debe quedar en vuestra cabeza es: “es preferible invertir un poco más de tiempo en averiguar el foco de los problemas para que dejen de aparecer esos problemas, de ese modo actuaréis de forma proactiva ante los problemas en lugar de de forma reactiva”.

Espero que tengáis un buen análisis y si tenéis dudas podéis preguntarme.

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